Audit interni: mera burocrazia o sinonimo di aumento di fatturato?

a cura dell’ Ing. Daniela Beltramelli – Chief Technical Officer dello Studio B&S

Molto spesso gli audit interni vengono vissuti come un’altra pratica burocratica cui l’azienda deve adempiere, facendoli diventare sterili verifiche che, quand’anche dovessero rilevare alcune non conformità, non scavano realmente nei problemi del sistema di gestione aziendale (SGSL, SGQ, SGA,…) e, quindi, non apportano un reale vantaggio all’impresa.

In realtà, l’obiettivo di un audit interno efficace e performante è quello di individuare gli aspetti che non funzionano, all’interno del sistema di gestione, per evitare che questi possano continuare a provocare danni all’azienda.

Solo in questo modo è possibile:

• il continuo miglioramento delle prestazioni;
• monitorare l’esecuzione, l’efficacia e l’efficienza del sistema di gestione ideato;
• avere il maggior numero di informazioni, essenziali per far sì che l’alta direzione possa adottare le migliori strategie possibili;
• migliorare la gestione dei rischi;
• aumentare la consapevolezza di tutti i soggetti coinvolti, e di conseguenza anche la partecipazione

Ma soprattutto… un reale ritorno economico!!

Vediamo di seguito come è possibile tutto ciò…

Che cosa sono gli Audit interni

Gli audit interni forniscono, attraverso valutazioni indipendenti, la garanzia sulla funzionalità complessiva del sistema.

L’organizzazione aziendale deve condurre, ad intervalli pianificati, audit interni con lo scopo di fornire informazioni per accertare se il sistema di gestione (UNI 45001 – UNI 9001 – UNI 14001,…) è conforme:

• ai requisiti propri dell’organizzazione
• ai requisiti richiesti dalla norma di riferimento

Si tratta pertanto di un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutarle con obiettività.

Quali sono i vantaggi di svolgere audit interni efficaci

Svolgere audit interni efficaci significa:

• migliorare l’efficienza dei sistemi di gestione;
• monitorare costantemente l’attuazione del sistema e il raggiungimento degli obiettivi stabiliti;
• aumentare la fiducia dei soggetti interessati;
• mappare e ridefinire i processi, al fine di ridurre al minimo le perdite;
• far crescere l’indice di credibilità;
• migliorare il controllo dei costi;
• aumentare la qualità, l’ efficacia e l’ efficienza;
• aumentare la consapevolezza e la partecipazione dei dipendenti;
• gestire il cambiamento in modo virtuoso, rapido ed efficace;
• diversificarsi dalla concorrenza.

Chi è l’Auditor

Auditor è colui che ascolta. Il suo è uno dei lavori più difficili, ma nello stesso tempo affascinanti, che ci sia nel campo dei servizi alle imprese.

L’auditor quindi ascolta cosa fa l’azienda, con quali mezzi, con quali suddivisioni di ruoli, con quali competenze, abilità e conoscenze, con quali persone, in che modo, con quali tempistiche, attraverso quali procedure e con quali processi (anche partecipativi), con quali strumenti comunicativi.

Ascoltare l’impegno profuso dall’azienda nel cercare di risolvere gli inevitabili problemi che si verificano nella quotidiana vita lavorativa e le soluzioni adottate per mitigarne gli effetti ed evitare che si ripetano in futuro.

Auditor non è sinonimo di “esattore”, così come Audit non è sinonimo di ispezione o ricerca spasmodica dei punti deboli dell’azienda.

 

L’Auditor interno – in realtà - è colui che:

• fornisce un supporto proattivo ai vertici aziendali nella costruzione di un efficace ed efficiente governo dei processi;
• valuta e migliora l’efficacia e l’efficienza dei processi di risk management, di controllo e di corporate governance.

Si configura pertanto come una componente essenziale dell’organizzazione aziendale.

 

Per questo motivo all’auditor è richiesto:

• competenza da valutare attraverso un processo che tenga conto del comportamento personale e della capacità di applicare le conoscenze e le abilità acquisite attraverso l’istruzione
• esperienza lavorativa
• formazione
• addestramento da auditor
• esperienza nella conduzione di audit.

Come si organizza l’Audit interno

L’audit interno si articola principalmente in tre fasi:

Fase 1: riesame documentale, per valutare se i documenti prodotti (politiche, procedure ed eventuale altra documentazione) continuano ad essere conformi alla normativa ISO e coerenti con l’assetto aziendale;

Fase 2: relativa alla conduzione vera e propria dell’audit, che si conclude con la stesura del rapporto di audit, nel quale documentare i rilievi di audit;

Fase 3: riguarda le (eventuali) azioni correttive da richiedere all’azienda. Qualora venga rilevata una non conformità (per il mancato soddisfacimento di un requisito), occorre individuare azioni per eliminarne la causa e prevenirne la sua ripetizione, ma soprattutto verificare che tali azioni vengano effettivamente messe in campo.