Sistemi di gestione aziendale

Un sistema di gestione efficace garantisce all’azienda una corretta organizzazione interna all’interno della quale tutti i partecipanti all’attività produttiva hanno un ruolo definito ed a tutti noto con relativi compiti e responsabilità. Ognuno sa cosa deve fare e cosa devono fare gli altri! Attraverso un monitoraggio continuo l’azienda può controllare l’andamento dei processi aziendali al fine di verificarne l’efficienza, l’efficacia ed il miglioramento nel tempo.

“Mantenendo vivo” il proprio sistema di gestione, l’azienda può intervenire tempestivamente qualora si verificassero Non Conformità, analizzando cause scatenanti e valutando azioni correttive da intraprendere sempre nell’ottica di migliorare il sistema messo a punto ed evitare che i medesimi casi vengano ripetuti in seguito.

Un Sistema di Gestione può essere certificato ai sensi di normative specifiche da parte degli organismi di certificazione accreditati. Tra le principali certificazioni aziendali: 

• Certificazione qualità aziendale – SGQ (UNI EN ISO 9001:2015)
• Certificazione sicurezza aziendale – SGSL (UNI EN ISO 45001:2018 – BS OHSAS 18001:2007)
• Certificazione ambiente aziendale – SGA (UNI EN ISO 14001:2015).

Tutte le nuove norme ISO per i Sistemi di Gestione (9001 e 14001 entrambe del 2015 e la 45001 del 2018) sono caratterizzate da una struttura comune – la cosiddetta High Level Structure (HLS) – che prevede un’identica sequenza e denominazione dei punti norma/paragrafi e l’utilizzo della medesima terminologia. 

L’esigenza di avere una struttura univoca per tutte le norme sui Sistemi di Gestione è maturata in sede ISO come risposta al crescente proliferare, negli anni più recenti, di standard di management con differente struttura, all’utilizzo di definizioni diverse per gli stessi termini e, talora, anche di requisiti in contraddizione fra loro.

Oltre che ad evitare potenziali conflitti sui requisiti simili, l’HLS mira a promuovere l’integrazione sul piano applicativo dei diversi standard sui sistemi di gestione, attraverso:

• identici titoli e stessa sequenza dei punti norma;
• identico testo, stessi termini e definizioni;
• la possibilità di derogare alla struttura comune solo quando richiesto da specifiche differenze nella gestione nei campi di applicazione dei differenti sistemi.

Cos’è un Sistema di Gestione aziendale?

È un insieme di elementi correlati o interagenti di un’organizzazione finalizzato a stabilire politiche, obiettivi e processi per conseguire tali obiettivi (Definizione da norme UNI EN ISO 9001:2015 - UNI EN ISO 45001:2018 - UNI EN ISO 14001:2015).

Tra gli elementi correlati o interagenti sono comprese le procedure, ovvero modi specificati per svolgere un’attività o un processo.

Quali sono gli obiettivi dei Sistemi di Gestione aziendali?

Gli obiettivi di un buon sistema di gestione devono avere caratteristiche ben definite:

• Essere coerenti con la politica
• Essere correlati all’analisi di contesto e ai rischi e alle opportunità individuate
• Essere concreti e specifici
• Essere misurabili e quindi correlati ad opportuni indicatori
• Essere raggiungibili
• Essere comunicati alle persone che svolgono attività sotto il controllo dell’organizzazione e che hanno la capacità di influenzare il conseguimento di tali obiettivi
• Essere monitorati ed eventualmente aggiornati/cancellati/sostituiti
• Essere accompagnati da un’assegnazione di responsabilità, risorse necessarie, tempi di completamento

Individuando obiettivi che rispondono a queste caratteristiche, sarà possibile tenere sotto controllo l’attività dell’azienda affinché:

• sia sempre in grado di soddisfare le esigenze del Cliente
• sia in grado di migliorare progressivamente la prestazione dell’azienda
• possa dimostrare a terzi, soprattutto a Organismi di controllo e potenziali clienti, la propria capacità di mantenere i propri impegni (conformità alla normativa)

Perché sono importanti i Sistemi di Gestione?

I sistemi di gestione aziendale sono elementi-chiave per consentire alle aziende strutturate di raggiungere il successo, in quanto garantiscono:

• massima trasparenza 
• chiarezza 
• correttezza 
• efficienza
• organizzazione

Cosa prevede un Sistema di Gestione?

Il Sistema di gestione aziendale prevede:

• Approccio ‘sistemico’
• Coinvolgimento di tutti i settori dell’azienda
• Privilegio della prevenzione piuttosto che della correzione
• Formalizzazione di regole, armonizzazione di dati e informazioni
• Coinvolgimento dal management fino al singolo dipendente e a tutti i soggetti che operano nell’interesse dell’azienda